Um dos maiores desafios das empresas, em tempos de transformação digital, é o de reduzir custos e aumentar a produtividade. São dois fatores que podem estar interligados, mas que precisam de muito planejamento para acontecerem de forma sincronizada. A chave para aumentar a produtividade, sem elevar os custos, é com a adoção de tecnologias que entregam uma maior eficiência.
Mas se essas tecnologias precisam de um investimento para serem adotadas, de onde vem a redução de custos? A redução de custo vem da modernização de infraestrutura, que custa mais barato e depende de menos gente para mantê-las, e da automação de processos, que ajuda na redução de erros, aumentando a produtividade e reduzindo os retrabalhos.
Neste post, trazemos algumas dicas de ouro para que você consiga produzir mais e gastar menos em sua empresa. Confira!
Faça um mapeamento dos ativos de TI
Ao contrário do que muita gente pode imaginar, a otimização de custos não começa com cortes ou investimento em tecnologias, a primeira coisa a ser feita é a avaliação da infraestrutura de TI atual da empresa. A maioria das empresas que não contam com uma governança de TI, conforme vão crescendo, acumulam dispositivos e softwares para resolver uma série de problemas, sem um planejamento.
O resultado é uma desorganização total e falta de integração, com softwares ultrapassados e hardwares que só servem para ocupar espaço e consumir energia. O mapeamento dos ativos permite a identificação desses softwares inutilizados ou que podem ser substituídos, para que a empresa economize, passe a ter uma relação do que está em uso e comece o seu planejamento de integração de sistemas.
É o primeiro passo para eliminar gastos variáveis, com energia, e fixos com licenças não utilizadas, além de ser o start para a otimização da infraestrutura, que ajudará no aumento da produtividade.
Automatize processos
Após o mapeamento dos ativos, é hora de definir o que pode ser automatizado com o uso de softwares e scripts. O objetivo deve ser a eliminação de tarefas rotineiras e burocráticas, que podem ser substituídas por algoritmos. Dessa maneira, a empresa ganha em produtividade, tanto pela maior velocidade que o sistema tem, quanto pela possibilidade de deslocar os colaboradores para outras áreas mais críticas.
A automação exige planejamento e um investimento inicial, que será compensado pelo ganho de produtividade e pelo corte de gasto que pode vir com a redução na equipe. Outro fator que pesa a favor da automação, em relação à produtividade e redução de gastos, é a diminuição de erros. Os algoritmos não são afetados por fatores humanos, como cansaço, fadiga ou esquecimento, ou seja, a empresa também ganha em qualidade e diminuição de retrabalhos.
Por exemplo, quando o setor de TI da empresa trabalha com boa parte de seus processos automatizados, reduz drasticamente as chances de invasões e ataques nos sistemas. As atualizações e backups passam a ser feitos de forma automática e a hierarquização de tickets pode ser programada para ser realizada de acordo com a criticidade de cada problema, evitando paradas e perdas produtivas decorrentes da indisponibilidade da infraestrutura.
Aposte no Outsourcing de TI
Apostar no outsourcing de TI é outra opção para reduzir custos e aumentar a produtividade, principalmente nas médias e pequenas empresas. Nem toda a infraestrutura de TI precisa ser gerenciada de dentro da empresa, visto que temos atualmente excelentes plataformas de gestão remota, que permitem o monitoramento e atuação proativa.
Quando uma empresa, que não tem a tecnologia da informação como core business, mantem uma equipe interna para gerir o seu setor de TI, aumenta os seus custos e tem uma preocupação a mais para a direção.
O gestor da empresa, além de se preocupar com o seu negócio, terá que gerenciar um time de TI de ponta, para garantir o bom funcionamento da empresa. Essa divisão de foco pode tirar a competitividade da corporação em seu segmento.
As empresas terceirizadas, além de contar com profissionais qualificados e especialista no assunto, oferecem o mesmo serviço, com o preço acessível — por ter vários clientes, os custos são diluídos. A grande ressalva que deve ser feita, é em relação à competência e confiabilidade do prestador de serviços.
Nesse cenário, a empresa pode focar no seu core business, aumentando a produtividade, reduzindo custos com contratação de equipes e encargos trabalhistas, acompanhando o desempenho do outsourcing por meio de métricas e indicadores precisos.
Aposte na computação em nuvem
A computação em nuvem é um dos pilares da transformação digital, porque a tecnologia serve de base para uma série de serviços e infraestruturas. A expansão e o barateamento do acesso a cloud, permite que empresas de todos os portes possam criar estratégias para aumentar a produtividade e reduzir custos, ganhando em eficiência.
Um bom exemplo é a virtualização de servidores, que permite a empresa economizar com uma série de recursos, desde energia elétrica, hardwares, periféricos e com a equipe que ficaria responsável pela manutenção de um datacenter interno. Um servidor em nuvem facilita a escalabilidade, ou seja, a empresa consegue responder mais rápido às demandas de mercado.
Em relação à produtividade, a empresa pode adquirir um licenciamento de sistema de gestão no modelo SaaS, para todos os setores de sua empresa — RH, Financeiro, Logístico, TI, Marketing — e fazer a integração direta. Com apenas uma inserção de dados, todos os sistemas recebem a mesma informação e ficam prontos para serem utilizados.
Além disso, a nuvem promove a mobilidade, permitindo que os colaboradores consigam trabalhar descolados de suas estações de trabalho. Isso também promove uma maior produtividade, além de possibilitar o trabalho remoto.
Ouça o feedback dos funcionários
E por último e não menos importante, quer aumentar a produtividade e reduzir os custos? Por que não ouvir quem está na linha de frente? Os colaboradores são as pessoas mais indicadas para dar o feedback sobre as necessidades de cada setor, tanto em otimização de trabalho, para aumentar a produtividade, quanto em redução de custos, eliminando os supérfluos.
São eles que indicarão as tarefas que podem ser automatizadas e como um sistema de gestão integrado poderá melhorar os seus desempenhos. Quer otimizar o RH da sua empresa? Pergunte aos profissionais da área como isso seria possível.
Quer otimizar o setor de TI e aumentar a disponibilidade dos ativos? Eles saberão qual tecnologia ajudará no processo. Com essas informações em mão, será mais fácil iniciar um planejamento estruturado.
Neste post, vimos como é possível reduzir custos e aumentar a produtividade em uma empresa, com planejamento e modificações tecnológicas. A transformação digital não é mais uma tendência, é uma necessidade e deve ser adotada pelas empresas que querem se manter competitivas.
Gostou do post? Sua empresa tem apostado na tecnologia para reduzir custos e aumentar a produtividade? Diga para gente nos comentários.
