Independentemente da sua área ou departamento, você já deve ter ouvido falar na digitalização de processos. Não é para menos: esse serviço é um passo fundamental para a transformação digital plena e para entrarmos no que chamamos de indústria 4.0.
No entanto, muitas empresas ainda não aderiram a essa tendência. Neste post, vamos explicar o que é a digitalização de processos e como incorporá-la na sua empresa. Continue a leitura!
O que é a digitalização de processos?
Antes da evolução do setor de TI aos patamares contemporâneos, o trabalho manual sempre predominou sobre o trabalho digital. Um exemplo clássico eram os escritórios de arquitetura, antigamente abarrotados com ferramentas de projeto e desenhos manuais. Após o AutoCad, esse cenário foi gradativamente sendo substituído por apenas um computador.
O mesmo raciocínio pode ser estendido para qualquer outra área, desde à medicina aos escritórios de advocacia. O pilar da digitalização de processos é a compreensão de que o ambiente digital consegue mimetizar várias condições reais — e ainda oferecer os benefícios da automatização, do acesso remoto e do reaproveitamento de dados.
Quais os desafios da digitalização de processos?
No geral, é consenso que o uso do ambiente digital traz mais benefícios do que os serviços manuais. Qualquer gestor de TI, por exemplo, admitirá que um cenário de trabalho ideal é aquele em que a maior parte das atividades são realizadas via computador. Poucas são as exceções que, de fato, precisam de trabalhos manuais.
No entanto, na prática, realizar essa substituição não é tão fácil quanto parece. O primeiro desafio é o investimento inicial, que é inevitável para qualquer processo de digitalização. Em seguida, nos confrontamos com a necessidade de treinar a equipe para usar o novo ambiente. Por fim, é preciso manejar riscos de segurança e se atentar para as atualizações e novidades no mercado.
Em grande parte das empresas, a digitalização de processos é realizada de forma gradual, contando com um período de coexistência dos trabalhos manuais e digitais.
Todo esse contexto nos faz compreender que a digitalização de processos é benéfica (e até inevitável), mas, também, tem seus custos e riscos para a empresa.
Como acelerar a digitalização de processos?
Apesar de seus desafios, a digitalização de processos é o futuro de qualquer empresa. Por esse motivo, é uma boa prática reconhecer sua importância e saber os passos para catalisar a digitalização — minimizando seus riscos e maximizando os ganhos.
O primeiro passo é mapear os processos já realizados pela empresa e compreender quais deles mais se beneficiariam da digitalização.
Geralmente, processos que se encaixam nesse perfil são aqueles que podem ser automatizados, como cadastros e protocolos de ação. Digitalizando-os, você estará efetivamente substituindo processos descentralizados e muitas vezes manuais por integrações baseados em plataformas digitais.
Em seguida, é preciso centralizar os processos digitais e reconhecer aqueles que ainda precisam de aprimoramento. A centralização evita o retrabalho e reúne suas informações em um único local, evitando erros e facilitando a gestão de TI.
A digitalização de processos não é mais o futuro: ela já está presente em diversas empresas, mudando a maneira como lidamos com nosso fluxo de trabalho. Seguindo dicas práticas e eficazes, é possível maximizar seus resultados e acelerar seu processo de digitalização.
E você, qual estratégia utiliza para catalisar sua digitalização de processos? Comente sua experiência!
